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Dématérialisation des registres de sociétés

Le décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, publié le 3 novembre 2019, permet aux sociétés commerciales et civiles de tenir de manière dématérialisée leurs registres de délibérations. Les dispositions du décret sont entrées en vigueur le lendemain de sa publication, soit le 4 novembre 2019.

Tenue dématérialisée de certains registres

Certaines sociétés commerciales ont la faculté, depuis le 4 novembre 2019, de dématérialiser la tenue du registre des délibérations de leurs associés ou actionnaires.  Sont concernées les SNC (c. com. art. R. 221-3 modifié), les SARL (c. com. art. R. 221-3 modifié sur renvoi de l’art. R. 223-24) et les SA (c. com. art. R. 225-22 et R. 225-49 modifiés sur renvoi de l’art. R. 225-106, al. 3).

Dans la même logique, les EURL peuvent tenir leur registre unique des décisions de l'associé unique et des conventions réglementées de manière dématérialisée (c. com. art. R. 223-26 modifié).

Dans les sociétés par actions, d’autres registres peuvent également être dématérialisés :

- le registre des délibérations des conseils d’administration et de surveillance (c. com. art. R. 225-22 et R. 225-49 modifiés) et le registre de présence de ces deux conseils dans les SA (c. com. art. R. 225-20 et R. 225-47 modifiés) ;

- le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital (c. com. art. R. 225-22 et R. 225-49 modifiés sur renvoi des art. R. 225-106, R. 228-73, R. 228-34 et R. 228-48).

Les sociétés civiles peuvent également, depuis le 4 novembre 2019, tenir leur registre des délibérations des associés de manière dématérialisée (décret 78-704 du 3 juillet 1978, art. 45 modifié).

Procès-verbaux sous forme électronique

Lorsque la société a fait le choix de tenir un registre de manière dématérialisée, ses dirigeants doivent établir les procès-verbaux des délibérations (ou des décisions de l'associé unique, dans le cas de l’EURL) sous forme électronique.

Ces documents sont signés au moyen d’une signature électronique, qui doit au moins respecter les exigences de l’article 26 du règlement UE n° 910-2014. Ainsi, elle doit :

- être liée au signataire de manière univoque ;

- permettre d’identifier le signataire ;

- avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôlée exclusif ; et

- être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Les sociétés ont, bien-sûr, la liberté de mettre en place des conditions plus strictes.

Particularités dans les sociétés par actions :

Les statuts d’une SA peuvent prévoir que les assemblées générales ordinaires et les assemblées générales extraordinaires se tiennent de manière exclusivement dématérialisées (c. com. art. L. 225-103-1). Jusqu’à l’entrée en vigueur du décret, le procès-verbal d’une telle assemblée devait être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun de ses membres. Depuis le 4 novembre 2019, la signature électronique doit répondre aux exigences présentées ci-avant (c. com. art. R. 225-106, al. 1 modifié).

Dans les SASU, le niveau minimum d’exigence requis pour la signature électronique du registre des décisions est applicable à titre supplétif (c. com. art. R. 227-1-1 nouveau). Ainsi, en pratique, si les statuts prévoient la tenue du registre des décisions et l’établissement des procès-verbaux sous forme électronique sans en préciser les modalités, les procès-verbaux devront être signés au moyen d’une signature électronique respectant au moins les exigences européennes. En revanche, si les statuts prévoient d’autres modalités, celles-ci prédominent sur les exigences du règlement européen.

Certification des copies et extraits des procès-verbaux

La certification conforme, par les dirigeants, des copies et des extraits des procès-verbaux des délibérations (et du registre des décisions et des conventions réglementées, dans les EURL) peut s’effectuer au moyen d’une signature électronique, à condition que la signature réponde aux mêmes exigences que celles exposées ci-dessus (c. com. art. R. 221-4, R. 225-24 et R. 225-51 modifiés ; décret 78-704 du 3 juillet 1978, art. 47 modifié).

À noter. Le décret 2019-1118 ne modifie pas les dispositions relatives à la certification des copies et des extraits des procès-verbaux des délibérations des assemblées d’actionnaires.

Datage électronique garantissant une preuve suffisante

Afin de préserver la valeur probante des procès-verbaux des assemblées (par exemple, pour prouver qu’une assemblée s’est tenue dans les délais légaux), les procès-verbaux électroniques devront être datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve (décret 78-704 du 3 juillet 1978, art. 46 modifié ; c. com. art. R. 225-22 et R. 225-49 modifiés sur renvoi de l'art. R. 225-106, al. 3 et R. 221-3 modifié).

Cette exigence s’applique également :

- aux procès-verbaux électroniques des délibérations des conseils d'administration et de surveillance (c. com. art. R. 225-22 et R. 225-49 modifiés) et au registre de présence dématérialisé de ces deux conseils (c. com. art. R. 225-20 et R. 225-47 modifié) ;

- aux décisions et aux mentions des conventions réglementées consignées dans le registre dématérialisé de l’EURL (c. com. art. R. 223-26 modifié) ;

- aux décisions consignées dans le registre dématérialisé de la SASU (c. com. art. R. 227-1-1 nouveau).

Décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, JO du 3, texte n° 9

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Date: 12/12/2019

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